{"id":6737,"date":"2025-06-30T18:03:58","date_gmt":"2025-06-30T16:03:58","guid":{"rendered":"https:\/\/ekiwi.de\/?p=6737"},"modified":"2025-11-15T14:40:06","modified_gmt":"2025-11-15T13:40:06","slug":"was-ist-eine-xrechnung-die-elektronische-rechnung-fuer-behoerden","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ekiwi.de\/index.php\/6737\/was-ist-eine-xrechnung-die-elektronische-rechnung-fuer-behoerden\/","title":{"rendered":"Was ist eine XRechnung? \u2013 Die elektronische Rechnung f\u00fcr Beh\u00f6rden"},"content":{"rendered":"<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_84 counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Inhalt<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><a href=\"#\" class=\"ez-toc-pull-right ez-toc-btn ez-toc-btn-xs ez-toc-btn-default ez-toc-toggle\" aria-label=\"Toggle Table of Content\"><span class=\"ez-toc-js-icon-con\"><span class=\"\"><span class=\"eztoc-hide\" style=\"display:none;\">Toggle<\/span><span class=\"ez-toc-icon-toggle-span\"><svg style=\"fill: #999;color:#999\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" class=\"list-377408\" width=\"20px\" height=\"20px\" viewBox=\"0 0 24 24\" fill=\"none\"><path d=\"M6 6H4v2h2V6zm14 0H8v2h12V6zM4 11h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2zM4 16h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2z\" fill=\"currentColor\"><\/path><\/svg><svg style=\"fill: #999;color:#999\" class=\"arrow-unsorted-368013\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"10px\" height=\"10px\" viewBox=\"0 0 24 24\" version=\"1.2\" baseProfile=\"tiny\"><path d=\"M18.2 9.3l-6.2-6.3-6.2 6.3c-.2.2-.3.4-.3.7s.1.5.3.7c.2.2.4.3.7.3h11c.3 0 .5-.1.7-.3.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7zM5.8 14.7l6.2 6.3 6.2-6.3c.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7c-.2-.2-.4-.3-.7-.3h-11c-.3 0-.5.1-.7.3-.2.2-.3.5-.3.7s.1.5.3.7z\"\/><\/svg><\/span><\/span><\/span><\/a><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 eztoc-toggle-hide-by-default' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/ekiwi.de\/index.php\/6737\/was-ist-eine-xrechnung-die-elektronische-rechnung-fuer-behoerden\/#Was_ist_eine_XRechnung\" >Was ist eine XRechnung?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/ekiwi.de\/index.php\/6737\/was-ist-eine-xrechnung-die-elektronische-rechnung-fuer-behoerden\/#Warum_gibt_es_die_XRechnung\" >Warum gibt es die XRechnung?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/ekiwi.de\/index.php\/6737\/was-ist-eine-xrechnung-die-elektronische-rechnung-fuer-behoerden\/#Was_ist_der_Unterschied_zur_normalen_Rechnung\" >Was ist der Unterschied zur normalen Rechnung?<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/ekiwi.de\/index.php\/6737\/was-ist-eine-xrechnung-die-elektronische-rechnung-fuer-behoerden\/#Vergleich\" >Vergleich:<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/ekiwi.de\/index.php\/6737\/was-ist-eine-xrechnung-die-elektronische-rechnung-fuer-behoerden\/#Was_muss_eine_XRechnung_enthalten\" >Was muss eine XRechnung enthalten?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/ekiwi.de\/index.php\/6737\/was-ist-eine-xrechnung-die-elektronische-rechnung-fuer-behoerden\/#Wie_kann_man_eine_XRechnung_erstellen\" >Wie kann man eine XRechnung erstellen?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/ekiwi.de\/index.php\/6737\/was-ist-eine-xrechnung-die-elektronische-rechnung-fuer-behoerden\/#ZUGFeRD_vs_XRechnung\" >ZUGFeRD vs. XRechnung<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/ekiwi.de\/index.php\/6737\/was-ist-eine-xrechnung-die-elektronische-rechnung-fuer-behoerden\/#Fazit\" >Fazit<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Was_ist_eine_XRechnung\"><\/span>Was ist eine XRechnung?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Die <strong>XRechnung<\/strong> ist ein standardisiertes, <strong>elektronisches Rechnungsformat<\/strong>, das speziell f\u00fcr die Abrechnung mit \u00f6ffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde. Sie basiert auf einem <strong>XML-Datenformat<\/strong> und ist maschinenlesbar \u2013 also keine PDF-Datei, sondern eine strukturierte Datei, die von Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden kann.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Warum_gibt_es_die_XRechnung\"><\/span>Warum gibt es die XRechnung?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Hintergrund ist die <strong>EU-Richtlinie 2014\/55\/EU<\/strong>, die die elektronische Rechnungsstellung im \u00f6ffentlichen Auftragswesen europaweit einheitlich regeln soll. Seit dem <strong>27. November 2020<\/strong> ist die <em>XRechnung<\/em> f\u00fcr alle Unternehmen Pflicht, die Leistungen an <strong>Beh\u00f6rden des Bundes<\/strong> in Deutschland erbringen. Auch viele L\u00e4nder und Kommunen setzen mittlerweile auf das Format.<\/p>\n<p>Dabei ist die <em>XRechnung<\/em> eine Dokument und Beleg wie jede andere Rechnung, das der ordnungsgem\u00e4\u00dfen Buchhaltung zugef\u00fchrt werden muss: <a href=\"https:\/\/buchhaltungs-leitfaden.de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">https:\/\/buchhaltungs-leitfaden.de\/<\/a><\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Was_ist_der_Unterschied_zur_normalen_Rechnung\"><\/span>Was ist der Unterschied zur normalen Rechnung?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>W\u00e4hrend eine klassische Rechnung z.\u202fB. als PDF oder Papierdokument vorliegt, ist die <em>XRechnung<\/em> rein <strong>datenbasiert<\/strong>. Alle Inhalte wie Rechnungsnummer, Betrag, IBAN, Leistungsbeschreibung usw. befinden sich in festgelegten XML-Feldern; sprich: es handelt sich um ein <strong>XML-Format<\/strong>\/-Datei. Dadurch kann sie von den IT-Systemen der Beh\u00f6rden <strong>automatisch eingelesen, gepr\u00fcft und verarbeitet<\/strong> werden, was diesen Zeit und Aufwand spart. Jedoch hat der Dienstleister erstmal Aufwand Tools und Software zu beschaffen, die dieses Format und Datenanbindung unterst\u00fctzen.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Vergleich\"><\/span>Vergleich:<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Merkmal<\/th>\n<th>Klassische Rechnung (PDF)<\/th>\n<th>XRechnung (XML)<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Format<\/td>\n<td>Visuell f\u00fcr Menschen<\/td>\n<td>Strukturiert f\u00fcr Systeme<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Einreichung<\/td>\n<td>Per E-Mail oder Post<\/td>\n<td>\u00dcber <a title=\"E-Rechnungspflicht: Warum Word- und Excel nicht mehr ausreicht und Unternehmen jetz auf ZUGFeRD und XRechnung umstellen m\u00fcssen\" href=\"https:\/\/quick-bill.net\/e-rechnungspflicht-einfach-erfuellen-mit-da-quickbill\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">E-Rechnung<\/a>sportale<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Pflicht f\u00fcr Bund?<\/td>\n<td>Nein<\/td>\n<td>Ja, seit 2020<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Was_muss_eine_XRechnung_enthalten\"><\/span>Was muss eine XRechnung enthalten?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Damit eine <em>XRechnung<\/em> korrekt ist, m\u00fcssen u.\u202fa. folgende Pflichtfelder vorhanden sein. Dabei unterscheidet sich die <em>XRechnung<\/em> prinzipiell nicht von normalen Rechnungen, denn es gelten auch hier die Anforderungen zur <a href=\"https:\/\/buchhaltungs-leitfaden.de\/blog\/14-ustg\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Rechnungsstellung nach \u00a7 14 UStG<\/a>, au\u00dfer Zusatzangaben wie die <em>Leitweg-ID<\/em>.<\/p>\n<ul>\n<li>Rechnungsaussteller (Name, Adresse, USt-ID)<\/li>\n<li>Empf\u00e4nger inklusive <strong>Leitweg-ID<\/strong><\/li>\n<li>Rechnungsnummer und -datum<\/li>\n<li>Lieferdatum \/ Leistungszeitraum<\/li>\n<li>Zahlungsbedingungen<\/li>\n<li>Bankverbindung<\/li>\n<li>Auftragsreferenz (z.\u202fB. Bestellnummer der Beh\u00f6rde)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die sogenannte <strong>Leitweg-ID<\/strong> ist besonders wichtig \u2013 sie identifiziert die empfangende Beh\u00f6rde eindeutig und muss in jeder <em>XRechnung<\/em> enthalten sein.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Wie_kann_man_eine_XRechnung_erstellen\"><\/span>Wie kann man eine XRechnung erstellen?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Es gibt mehrere M\u00f6glichkeiten:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Rechnungssoftware mit XRechnungs-Support<\/strong>, z.\u202fB. DA-QuickBill, bietet Exportfunktionen f\u00fcr XRechnungen und ZUGFeRD.<\/li>\n<li><strong>Online-Tools:<\/strong> Einige Bundesl\u00e4nder bieten kostenlose Webportale, auf denen man XRechnungen manuell eingeben und \u00fcbermitteln kann.<\/li>\n<li><strong>Selbstprogrammierung<\/strong> ist auch m\u00f6glich, erfordert aber mindestens Kenntnisse im XML-Format und in den Spezifikationen (eher nicht tauglich).<\/li>\n<\/ol>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"ZUGFeRD_vs_XRechnung\"><\/span>ZUGFeRD vs. XRechnung<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Das Format <strong>ZUGFeRD<\/strong> ist ebenfalls eine elektronische Rechnung, kombiniert aber eine visuelle PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei. XRechnung hingegen besteht <strong>nur aus XML<\/strong> \u2013 sie ist also nicht f\u00fcr das Auge gedacht, sondern f\u00fcr Maschinen.<\/p>\n<p>In vielen F\u00e4llen (z.\u202fB. bei kommunalen Auftraggebern) wird <strong>ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRechnung<\/strong> ebenfalls akzeptiert.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Fazit\"><\/span>Fazit<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Die XRechnung ist keine B\u00fcrokratie-H\u00fcrde, sondern ein Schritt in Richtung <strong>digitaler Verwaltung<\/strong>. Wer regelm\u00e4\u00dfig mit Beh\u00f6rden arbeitet, kommt an ihr nicht vorbei. Mit der richtigen Software oder einem passenden Online-Tool ist die Umstellung jedoch unkompliziert.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die XRechnung ist der neue Standard f\u00fcr elektronische Rechnungen an Beh\u00f6rden \u2013 digital, strukturiert und gesetzlich vorgeschrieben. 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