Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein standardisiertes, elektronisches Rechnungsformat, das speziell für die Abrechnung mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde. Sie basiert auf einem XML-Datenformat und ist maschinenlesbar – also keine PDF-Datei, sondern eine strukturierte Datei, die von Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden kann.
Warum gibt es die XRechnung?
Hintergrund ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen europaweit einheitlich regeln soll. Seit dem 27. November 2020 ist die XRechnung für alle Unternehmen Pflicht, die Leistungen an Behörden des Bundes in Deutschland erbringen. Auch viele Länder und Kommunen setzen mittlerweile auf das Format.
Dabei ist die XRechnung eine Dokument und Beleg wie jede andere Rechnung, das der ordnungsgemäßen Buchhaltung zugeführt werden muss: https://buchhaltungs-leitfaden.de/
Was ist der Unterschied zur normalen Rechnung?
Während eine klassische Rechnung z. B. als PDF oder Papierdokument vorliegt, ist die XRechnung rein datenbasiert. Alle Inhalte wie Rechnungsnummer, Betrag, IBAN, Leistungsbeschreibung usw. befinden sich in festgelegten XML-Feldern; sprich: es handelt sich um ein XML-Format/-Datei. Dadurch kann sie von den IT-Systemen der Behörden automatisch eingelesen, geprüft und verarbeitet werden, was diesen Zeit und Aufwand spart. Jedoch hat der Dienstleister erstmal Aufwand Tools und Software zu beschaffen, die dieses Format und Datenanbindung unterstützen.
Vergleich:
| Merkmal | Klassische Rechnung (PDF) | XRechnung (XML) |
|---|---|---|
| Format | Visuell für Menschen | Strukturiert für Systeme |
| Einreichung | Per E-Mail oder Post | Über E-Rechnungsportale |
| Pflicht für Bund? | Nein | Ja, seit 2020 |
Was muss eine XRechnung enthalten?
Damit eine XRechnung korrekt ist, müssen u. a. folgende Pflichtfelder vorhanden sein. Dabei unterscheidet sich die XRechnung prinzipiell nicht von normalen Rechnungen, denn es gelten auch hier die Anforderungen zur Rechnungsstellung nach § 14 UStG, außer Zusatzangaben wie die Leitweg-ID.
- Rechnungsaussteller (Name, Adresse, USt-ID)
- Empfänger inklusive Leitweg-ID
- Rechnungsnummer und -datum
- Lieferdatum / Leistungszeitraum
- Zahlungsbedingungen
- Bankverbindung
- Auftragsreferenz (z. B. Bestellnummer der Behörde)
Die sogenannte Leitweg-ID ist besonders wichtig – sie identifiziert die empfangende Behörde eindeutig und muss in jeder XRechnung enthalten sein.
Wie kann man eine XRechnung erstellen?
Es gibt mehrere Möglichkeiten:
- Rechnungssoftware mit XRechnungs-Support, z. B. DA-QuickBill, bietet Exportfunktionen für XRechnungen und ZUGFeRD.
- Online-Tools: Einige Bundesländer bieten kostenlose Webportale, auf denen man XRechnungen manuell eingeben und übermitteln kann.
- Selbstprogrammierung ist auch möglich, erfordert aber mindestens Kenntnisse im XML-Format und in den Spezifikationen (eher nicht tauglich).
ZUGFeRD vs. XRechnung
Das Format ZUGFeRD ist ebenfalls eine elektronische Rechnung, kombiniert aber eine visuelle PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei. XRechnung hingegen besteht nur aus XML – sie ist also nicht für das Auge gedacht, sondern für Maschinen.
In vielen Fällen (z. B. bei kommunalen Auftraggebern) wird ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRechnung ebenfalls akzeptiert.
Fazit
Die XRechnung ist keine Bürokratie-Hürde, sondern ein Schritt in Richtung digitaler Verwaltung. Wer regelmäßig mit Behörden arbeitet, kommt an ihr nicht vorbei. Mit der richtigen Software oder einem passenden Online-Tool ist die Umstellung jedoch unkompliziert.
