Haben Sie schon den Gedanken gehabt, Ihr Unternehmen zu digitalisieren und auf eine nächste Stufe zu bringen? Die Digitalisierung brachte uns Computer, Internet sowie nette kleine Alltagshelfer, die wir als Smartphone bezeichnen. Somit ist es in der heutigen Zeit mehr als sinnvoll, wenn Sie als Unternehmen Ihren Kunden die Möglichkeit geben, sich per E-Signatur authentifizieren zu lassen. Eine E-Signatur bietet nicht nur für Ihre Kunden zahlreiche Vorteile, sondern auch für Sie intern, denn es werden viele Arbeitsabläufe erleichtert. In diesem Artikel widmen wir uns dem Thema E-Signatur und verraten Ihnen, warum Sie eine elektronische Signatur in Ihrem Unternehmen nutzen sollten, um das Kundenerlebnis zu optimieren.
Was ist eine E-Signatur?
Zuerst einmal müssen wir uns mit der Frage befassen, was eine E-Signatur überhaupt ist. Bei einer E-Signatur handelt es sich um eine Unterschrift, die in elektronischer Form abgegeben wird. Somit müssen weder Sie noch Ihre Kunden oder Geschäftspartner zum Stift und Papier greifen und eine Unterschrift per Hand setzten. Wenn Sie eine digitale Signatur setzen möchten, brauchen Sie lediglich den Computer, Laptop, Smartphone oder Tablet. Sollten Sie auch draußen eine Mobilfunkverbindung haben und auf Internet zugreifen können, wird es für Sie kein Problem sein, eine elektronische Unterschrift von unterwegs aus zu geben. Folglich handelt es sich bei einer E-Signatur um eine Form der Unterschrift, die nicht auf dem Papier, sondern direkt auf dem Endgerät digital abgegeben wird.
Wofür wird eine elektronische Unterschrift verwendet?
Wie auch bei einer handgeschriebenen Unterschrift erfolgt die Abgabe nur dann, wenn Sie eine Willenserklärung abgeben möchten. Zum Beispiel Sie unterzeichnen ein Dokument, Vertrag oder bestätigen etwas mit Ihrer Unterschrift, wie z. B. Paketannahme bei der Post. Das Gleiche gilt auch für die elektronische Unterschrift. Diese wird dann abgegeben, wenn eine Willenserklärung benötigt wird oder Sie sich als Person authentifizieren müssen. Wenn Sie ein Unternehmen führen und viele Kunden betreuen, können Sie von einer elektronischen Unterschrift nur profitieren, denn Sie müssen nicht ständig Dokumente ausdrucken und per Post an Ihre Kunden zuschicken lassen, damit diese eine Unterschrift abgeben können und die Dokumente wieder an Sie zurückschicken.
Welchen gesetzlichen Regelungen unterliegt eine elektronische Unterschrift?
Elektronische Unterschriften gab es bereits vor zahlreichen Jahren, und zwar gab es bereits in den 1990er Jahren E-Signaturen. Somit kann man fast keinen mit einer elektronischen Unterschrift überraschen. Jedoch wurden E-Signaturen von erschreckend wenigen Menschen und Unternehmen benutzt und das hat einen einfachen Grund, denn die elektronischen Signaturen wurden vor Gericht als Beweiskraft der Willenserklärung nicht akzeptiert. Das Ganze änderte sich einige Jahre später, und zwar mit dem Inkrafttreten der eIDAS-Verordnung.
Bei der eIDAS-Verordnung handelt es sich um eine rechtsverbindliche Verordnung, die sich auf alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union auswirkt. Somit müssen alle Mitgliedsstaaten Folge leisten und sich an die eIDAS-Verordnung halten. Diese trat am 1. Juli 2016 in Kraft und sagt in etwa soviel aus, dass alle Länder der Europäischen Union, die E-Signatur vor Gerichten anerkennen müssen und nicht allein deswegen diese als Beweiskraft ablehnen, weil sie digitaler Natur ist. Somit ist eine elektronische Signatur rechtsverbindlich und unterliegt den gesetzlichen Regelungen der europäischen eIDAS-Verordnung.
Ein besseres Kundenerlebnis? – Das sind die Top-5 Vorteile einer E-Signatur!
Sie führen ein Unternehmen und haben sich schon länger mit der Frage beschäftigt, wie Sie das Kundenerlebnis verbessern können. Wir haben die Antwort auf diese Frage, und zwar mit einer elektronischen Unterschrift. In diesem Abschnitt haben wir die Top-5 Vorteile von einer E-Signatur zusammengefasst, die gut bei den Kunden ankommen.
Die schnellere Abwicklung:
Bestimmt haben Sie sich schon mal gefragt, warum Sie auf eine Antwort vom beispielsweise „Unternehmen XY“ solange warten müssen. Die Antwort ist ganz einfach, weil das Unternehmen Ihre Daten erst einmal verarbeiten muss. Das heißt, die Daten müssen digitalisiert werden und dieser Zwischenschritt erfordert etwas Zeit. Mit einer elektronischen Unterschrift müssen weder Ihre Kunden noch Sie als Unternehmen, die Dokumente ausdrucken, zur Poststelle bringen und abschicken. Es reicht schon aus, wenn Sie Ihrem Kunden die Dokumente per E-Mail zukommen lassen und diese unterzeichnen sie am Computer.
Etwas für die Umwelt tun:
Entscheiden Sie sich für eine elektronische Unterschrift, dann machen Sie etwas Gutes für Ihre Umwelt. Schließlich müssen Sie nicht mehr so viel Büromaterialien aufbrauchen und kaufen nicht ständig Druckerpapier und andere Sachen ein. Außerdem ersparen Sie sich die Fahrtkosten zur Poststelle. Auf diese Weise stoßen Sie weniger CO₂ aus und das wird Ihnen die Umwelt danken. Außerdem handeln Sie mit einer E-Signatur nachhaltig, denn sie können eine E-Signatur beliebig oft setzen und müssen nicht ständig Büromaterialien aufwenden. Ihre Kunden werden es Ihnen danken, wenn Sie als ein nachhaltiges Unternehmen agieren.
Weniger Geld ausgeben:
Um das Kundenerlebnis zu verbessern, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Kunden weniger Geld ausgeben müssen. Wenn Sie auf die E-Signatur setzen, müssen Ihre Kunden nicht mehr zur Post fahren und dort Geld bezahlen, um Dokumente abzuschicken. Auf diese Weise sparen sowohl Sie als auch Ihre Kunden Geld, denn keiner von beiden Parteien, muss die lästigen Zwischenschritte befolgen.
Die Zeitersparnis:
Mit einer E-Signatur sparen Ihre Kunden eine Menge Zeit. Als Unternehmen schicken Sie an Ihre Kunden einen Link und diesen können Ihre Kunden bequem von Zuhause aus oder von unterwegs anklicken. Anschließend wird schnell eine Unterschrift unter das Dokument gesetzt und digital an Sie weitergeleitet. Glauben Sie uns – Ihre Kunden werden es Ihnen danken.
Sicherheit an erster Stelle:
Datenschutz spielt in der heutigen Zeit eine wichtige Rolle. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie als ein modernes Unternehmen handeln und Ihren Kunden die notwendige Sicherheit vermitteln. Wenn Sie auf elektronische Unterschriften setzen, handeln Sie sicher, denn diese Unterschrift wird sicher abgewickelt, sodass unbefugte Dritte keinen Zugriff auf die Dokumente erhalten, die Sie an Ihre Kunden verschicken.
Fazit
Sobald Sie das Kundenerlebnis verbessern, werden Sie noch mehr Kunden dazugewinnen als jemals zuvor. Aus diesem Grund ist es für alle Unternehmen, die mit Menschen zusammenarbeiten empfehlenswert, eine E-Signatur zu benutzen. Sie sparen Zeit, Geld und arbeiten als Unternehmen stets effizient. Somit machen Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner zufrieden und das ist der Schlüssel zum Erfolg.
