Microsoft Teams eignet sich besonders gut zur Erstellung und Verwaltung von Teams, die aus mehreren Mitarbeitern bestehen. Sie können alle zusammen an einem Projekt arbeiten. Ein großer Vorteil besteht darin, dass sich die Software perfekt in Microsoft Office integriert. Die ohnehin schon zahlreichen Funktionen lassen sich durch die innovative Powell Software noch erweitern.
Grundsätzliche Funktionen von Microsoft Teams
Jeder Mitarbeiter, der über eine Microsoft Teams Lizenz verfügt, kann ein eigenes Team für ein bestimmtes Projekt zusammenstellen. Jeder Kollege, der in einem Team mitarbeitet, bekommt individuelle Berechtigungen. Daher kann nicht jedes Teammitglied Änderungen an Dokumenten vornehmen. Dank der integrierten Chatfunktion können jederzeit Absprachen erfolgen oder Fragen an andere Teammitglieder gestellt werden.
Es können jedoch nicht nur Mitglieder eingeladen werden, die sich im gleichen Gebäude befinden. Die Teammitglieder können sich auch in anderen Regionen aufhalten. Bei global agierenden Unternehmen kann eine Zusammenarbeit über Kontinente hinweg erfolgen. Das ist ein enormer Vorteil gegenüber konventionellen Formen der Zusammenarbeit. Da keine Mitarbeiter mehr zu den ausländischen Standorten entsandt werden müssen. Lassen sich Reise- und Übernachtungskosten sparen. Dadurch wird gleichzeitig die Umwelt geschont. Zudem gelingt der Informationsaustausch in Echtzeit ohne Verzögerung.
Einfacher Austausch von Dokumenten
Mit Microsoft Teams ist es einfach, Dokumente auszutauschen. Der Austausch erfolgt mithilfe von SharePoint. Das ist der zentrale Datenspeicher für die Zusammenarbeit in Microsoft Office. Es spielt keine Rolle, um welche Dateien es sich handelt. Der Austausch sowie die Zusammenarbeit können mit allen Dateien aus dem Microsoft Office Paket erfolgen. Dabei wird exakt protokolliert, welches Teammitglied zu welcher Uhrzeit Änderungen vorgenommen hat. Der Administrator des Teams kann sich jederzeit einen Überblick verschaffen. Diese Funktion ist nicht als Kontrolle gedacht. Sie ist nützlich, falls an einer Stelle ein Fehler aufgetreten ist.
Ein wichtiges Feature in Microsoft Teams ist die Integration von Skype for Business. Damit können Teammitglieder untereinander einen Videochat führen. Aber auch externe Mitarbeiter, die keine eigene Teams Lizenz haben. Diese erhalten eine E-Mail mit einem Link. Klickt der Empfänger auf diesen Link, öffnet sich der Webbrowser. Darin kann er dann den Videochat aufrufen. Verfügt er über eine Webcam und ein Mikrofon, kann er an einer Videokonferenz teilnehmen. Allerdings kann er nicht selbst einen Videochat starten.
Microsoft Teams ist die Basis für eine digitale Zusammenarbeit
Neben den Chatfunktionen sowie der Möglichkeit einer weltweiten Zusammenarbeit bietet Microsoft Teams noch viele weitere Funktionen. Dazu gehören Kalender und Aufgabenlisten für jedes Teammitglied. Vorteilhaft ist es, dass die einzelnen Kalender der Teammitglieder sehr einfach abgeglichen werden können. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise ein freier Termin für eine Besprechung finden.
Externe Mitarbeiter, die nicht direkt zum Unternehmen gehören und deshalb auch über keine Lizenz von Microsoft Office verfügen, können ebenfalls Mitglied in einem Team werden. Diesen Personen wird eine Einladung geschickt. In der Einladung wird bereits der Umfang der Berechtigungen festgelegt. Daher kann eine Leseberechtigung oder eine Schreibberechtigung vorgesehen sein. In der Regel wird eine Berechtigung zur Weitergabe der Dokumente untersagt. Damit wird verhindert, dass wichtige Firmendokumente in falsche Hände geraten.
Microsoft Teams funktioniert auf fast allen Geräten
Microsoft Teams steht für unterschiedliche Geräte zur Verfügung. Neben den Desktops und Laptops kann dieses innovative Tool auch auf einem Tablet oder einem Smartphone installiert werden. Dadurch kann jederzeit auf die Funktionsvielfalt zugegriffen werden.
Ein besonders interessantes Feature ist die Möglichkeit der Erweiterung. Microsoft Teams kann mit jedem Office Tool erweitert werden. Das gilt nicht nur für Word und Excel, sondern auch für Planner oder einem CRM-System wie Microsoft Dynamics. Inzwischen gibt es auch externe Tools zur Erweiterung von Microsoft Teams. Dadurch stehen nahezu unbegrenzte Möglichkeiten zur Verfügung. Das Tool lässt sich hervorragend individualisieren. Besonders beliebt bei vielen Unternehmen sind die Zusatzfunktionen zur Verwaltung externer Mitarbeiter.
