Digitale Signaturen haben sich in den letzten Jahren als eine transformative Technologie erwiesen, insbesondere in Bereichen, in denen Effizienz und Sicherheit von zentraler Bedeutung sind. Insbesondere im Arbeitsalltag, wo mal schnell Prüfungen und Freigaben aufgrund interner Qualitätsstandards zu unterzeichnen sind, spielt die digitale Signatur eine große Rolle und erleichtert und beschleunigt die Arbeitsprozesse.
Was sind Digitale Signaturen?
Eine Qualifizierte elektronische Signatur ist im Grunde eine elektronische Form einer handschriftlichen Unterschrift. Sie bietet eine sichere und verifizierbare Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen. Diese Signaturen nutzen Kryptographie, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen und sicherzustellen, dass das Dokument nach der Signatur nicht verändert wurde. Wurde ein Dokument dennoch nachträglich verändert, so ist dies sofort ersichtlich. Bei der Verifizierung gibt es Unterschiede. Manchmal ist es möglich, dass man sich nur eine lokale digitale Signatur anlegt. Dann kann die Signatur aber auch nur auf dem Rechner verifiziert werden, auf dem sie angelegt wurde. Denkbar ist auch eine firmeninternen Authentifizierungsstelle. Dann ist die Signatur zwar firmenintern für alle Kollegen verifizierbar, jedoch ist im Außenkontakt für Kunden und Partner die Verifikation der Signatur immer noch nicht möglich. Deshalb ist es besser, wenn die Verifikation über eine offizielle Authentifizierungsstelle (CA) läuft. Man unterscheidet deswegen diese Fälle in „Qualifizierte elektronische Signatur“ und „Digitale Signatur“.
Effizienzsteigerung durch digitale Signaturen
1. Beschleunigung von Geschäftsprozessen
Traditionelle Unterschriftsprozesse können langwierig sein, insbesondere wenn Dokumente zwischen verschiedenen Parteien und Standorten verschickt werden müssen. Digitale Signaturen ermöglichen eine sofortige Unterzeichnung, was die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt. Verträge, Vereinbarungen, Prüfprozesse, Freigaben und andere wichtige Dokumente können in Minuten statt Tagen oder Wochen abgeschlossen werden. Kein Ausdrucken, unterschreiben, wieder einscannen und weiterschicken an den Partner! Dies ist insbesondere praktisch, wo viele Partner und Kollegen oftmals örtlich weit voneinander entfernt arbeiten.
2. Reduzierung von Papierkram und Verwaltungsaufwand
Die Abhängigkeit von physischen Dokumenten ist nicht nur umweltbelastend, sondern auch ineffizient in Bezug auf Lagerung und Verwaltung. Digitale Signaturen reduzieren den Bedarf an physischem Papier, was zu einer erheblichen Reduzierung des Verwaltungsaufwands führt.
3. Verbesserte Sicherheit und Compliance
Die Digitale Signatur bietet ein höheres Sicherheitsniveau als traditionelle Unterschriften. Sie sind schwerer zu fälschen und bieten einen klare Audit-Trail, der bei rechtlichen Fragen hilfreich sein kann. Unternehmen, die digitale Signaturen verwenden, können leichter Compliance-Anforderungen in Bezug auf Datenschutz und Dokumentenmanagement erfüllen und das ganze mit einer wesentlich besseren Effizienz
4. Einfache Integration in bestehende Systeme
Viele digitale Signaturlösungen lassen sich nahtlos in bestehende Unternehmenssoftware integrieren, wie z.B. Dokumentenmanagement-Systeme, CRM-Tools und mehr. Diese Integration verbessert den Workflow und erleichtert den Mitarbeitern den Übergang. Oftmals müssen in Unternehmen auch erstellte Dokumente unterzeichnet werden. Deswegen ist es wichtig, dass sich die digitale Signatur nahtlos in die PDF-Applikation des Unternehmens integriert.
5. Globale Akzeptanz und Zugänglichkeit
Digitale Signaturen werden weltweit immer mehr akzeptiert und sind oft rechtlich bindend. Das erleichtert internationale Geschäfte, da Verträge und Dokumente schnell und sicher über Grenzen hinweg unterzeichnet werden können. Es müssen keine Verträge mehr zwischen Deutschland und Amerika zum Unterzeichnen hin und her geschickt werden. Große Verträge werden heute bei einem Teams-Meeting digital unterzeichnet und dies ist je nach gewähltem Gerichtsstand global akzeptiert.
6. Kundenfreundlichkeit
Kunden schätzen die Bequemlichkeit, Dokumente elektronisch unterschreiben zu können, ohne physisch anwesend sein zu müssen. Dies verbessert die Kundenerfahrung und kann zu einer höheren Kundenzufriedenheit führen.
Fallstudien: Erfolge durch digitale Signaturen
Verschiedene Branchen haben durch die Implementierung digitaler Signaturen Effizienzsteigerung verzeichnet. Im Bankwesen zum Beispiel haben digitale Signaturen die Bearbeitungszeit für Kreditanträge drastisch reduziert. Im Gesundheitswesen ermöglichen sie eine schnellere und sicherere Patientenaufnahme und Dokumentation.
Schlussfolgerung
Die Einführung digitaler Signaturen stellt eine bedeutende Verbesserung in der Effizienz und Sicherheit geschäftlicher Abläufe dar. Sie bieten eine schnelle, sichere und umweltfreundliche Alternative zu traditionellen Unterschriftsprozessen. Angesichts ihrer vielfältigen Vorteile und der steigenden globalen Akzeptanz sind digitale Signaturen eine unverzichtbare Technologie für Unternehmen, die im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig bleiben wollen.
