✈ Verpflegungsmehraufwand

Was ist das?

Der Verpflegungsmehraufwand wird gern auch als Spesen bezeichnet. Dabei handelt es sich um steuerfreie Pauschalen, wenn man beruflich über mehrere Tage unterwegs ist, also nicht am selben Tag an seinem Wohnort zurückkehrt. Darüber hinaus können diese Verpflegungspauschalen auch geltend gemacht werden, wenn man länger als 8 Stunden am selben Tag beruflich unterwegs ist. Denn wenn man so lange auf Dienstreise ist, dann entstehen neben den üblichen Reisekosten, wie Übernachtungskosten oder Fahrkosten, dem Berufstätigen weitere Mehraufwendungen in Sachen Verpflegung. Diese entstehen meistens dadurch, dass man nicht wie gewohnt zu Hause in der heimischen Küche sein Essen und Trinken zu sich nehmen kann, sondern auf teurere Verpflegungsmöglichkeiten, wie Restaurants, Gaststätten, Rasthöfe oder Tankstellen ausweichen muss.

Wer hat Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?

Prinzipiell kann ein jeder der für seine berufliche Tätigkeit auf Reisen geht und die Anspruchskriterien erfüllt, den Verpflegungsaufwand geltend machen. Dies gilt für Arbeitnehmer genauso wie für Freiberufler und Selbstständige.

Wer zahlt den Verpflegungsmehraufwand?

Bei den Arbeitnehmern wird der Verpflegungsmehraufwand in den meisten Fällen vom Arbeitgeber bezahlt, oft zusammen mit den anderen aufgelaufenen Reisekosten in Form einer Dienstreiseabrechnung. Zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer diese Pauschale nicht, dann kann der Arbeitnehmer diese in der Steuererklärung geltend machen. Dazu ist es aber notwendig, dass genau Buch geführt wird über die Dienst- und Geschäftsreisen. Es muss das genaue Datum „Von-Bis“ und die genaue Uhrzeit „Von-Bis“ daraus hervorgehen, so dass sich genau die Dauer der Dienstreise bestimmen lässt und die folgenden Kriterien unterschieden werden können:

  • Eintägige Dienstreise größer 8 Stunden
  • Anreisetag bei Übernachtung
  • Abreisetag bei Übernachtung
  • 24 Stunden (ganztägige) Dienstreise

Auch Freiberufler und Selbstständige haben ein Anrecht auf die Verpflegungspauschale, wenn die Geschäftsreise diese Merkmale erfüllt. Freiberufler und Selbständige erstellen dafür ebenfalls einen Beleg aus welchem die genauen Reisezeiten hervorgehen. Der Verpflegungsmehraufwand kann dann als Ausgabe in die Buchhaltung übernommen werden und mindert somit den Gewinn bzw. die Steuerlast.

Höhe des Verpflegungsmehraufwand Inland/Deutschland

Die Höhen des Verpflegungsmehraufwand bemisst sich nach der Dauer der Abwesenheit und wird über größere Zeitabschnitte auch immer wieder vom Gesetzgeber angehoben, um die Teuerungsrate zu berücksichtigen.

Seit 01.01.2020

  • 28EUR 🢥 Eintägige Dienstreise größer 8 Stunden
  • 14EUR 🢥 Anreisetag bei Übernachtung
  • 14EUR 🢥 Abreisetag bei Übernachtung
  • 14EUR 🢥 24 Stunden (ganztägige) Dienstreise

Vom 01.01.2014 bis 31.12.2019

  • 24EUR 🢥 Eintägige Dienstreise größer 8 Stunden
  • 12EUR 🢥 Anreisetag bei Übernachtung
  • 12EUR 🢥 Abreisetag bei Übernachtung
  • 14EUR 🢥 24 Stunden (ganztägige) Dienstreise

✈ Höhe des Verpflegungsmehraufwand Ausland

Für Dienst- und Geschäftsreisen in das Ausland sieht der Gesetzgeber anderer Verpflegungspauschalen vor. Dies geschieht abhängig vom Preisniveau in dem jeweiligen Land und sogar Region. So gilt zum Beispiel für Genf eine höhere Pauschale von 66EUR für 24 Stunden Abwesenheit als für die restliche Schweiz mit 64EUR bei 24-stündiger Abwesenheit.

Alle Länder aufzulisten, würde an dieser Stelle zu weit gehen. Das Bundesministerium für Finanzen hält aber entsprechende Informationen bereit. Die geltenden Auslandspauschalen ab 01.01.2021 sind in einer PDF zusammengefasst.

Kürzung des Verpflegungspauschale, z.B. bei Frühstück

Die Verpflegungspauschalen können bzw. müssen unter bestimmten Umständen gekürzt werden, da man prinzipiell nur Anrecht auf die volle Verpflegungspauschale hat, wenn man die Mehraufwendungen (steuerlich auch gern „Werbungskosten“ genannt) auch voll trägt. Gewährt jedoch der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine oder mehrere Mahlzeiten, zum Beispiel weil der Arbeitgeber mit der Hotelrechnung auch das Frühstück im Hotel mitbezahlt, dann müssen diese Werbungskosten gekürzt werden.

Die Kürzung erfolgt als Prozentwert von der vollen Pauschale für Deutschland:

  • 20% für ein Frühstück und
  • 40% für ein Mittag
  • 40% für ein Abendessen

Man achte auf das Wort „volle Pauschale“. Das heißt, es bezieht sich auf die aktuell 28EUR, unabhängig, ob die Mahlzeit an einem Anreisetag, Abreisetag oder 24 Stundentag gewährt wurde.

Beispielrechnung

Ein Arbeitnehmer fährt auf eine dreitägige Diensreise und er bekommt vom Arbeitgeber das Frühstück im Hotel bezahlt.

  • Anreisetag 🢥 Pauschale 14EUR 🢥 keine Mahlzeit 🢥 14EUR
  • 24 Std. Aufenthalt 🢥 Pauschale 28EUR 🢥 Kürzung Frühstück (28EUR*0,2=5,60EUR) 🢥 22,40EUR
  • Abreisetag 🢥 Pauschale 14EUR 🢥 Kürzung Frühstück (28EUR*0,2=5,60EUR) 🢥 8,40EUR

Dem Arbeitnehmer steht somit nur eine Auszahlung (Werbungskosten) von 44,80EUR anstelle von 56EUR zu.

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