Multifunktionsdrucker im papierlosen Büro

Obwohl ich prinzipiell versuche papierlos zu leben, sind Drucker immer noch ein wichtiges Utensil. Eigentlich ein Widerspruch, aber ganz ohne geht es nicht.

Nicht nur der Umwelt zuliebe, sondern auch um den heimischen Platz zu schonen, lebe ich weitestgehend papierlos. Das Meiste wird papierlos abgelegt. Kommt doch etwas auf Papier daher, wird es zu gescannt und in den allermeisten Fällen digital abgelegt.

Allerdings komme ich auch ich nicht umhin ab und zu etwas zu Papier zu bringen. Sei es aus praktischen Erwägungen, weil es unterwegs keinen Strom gibt oder ich mich dann doch nicht 100 % auf das Smartphone und die digitale Version der Fahrkarte verlassen möchte.

Von daher sind aus Platzgründen Drucker interessant, welche sowohl Scannen als auch Drucken ineinander vereinen. Zusätzlich sollte der Drucker zuverlässig sein. Bei geringen Druckaufkommen hatte ich in der Vergangenheit oft das Problem, dass die Tinten eingetrocknet sind. Es war oft der Klassiker, es gab etwas Wichtiges zu Drucken und der Drucker streikte.

Moderne Tintenstrahler haben dieses Problem zum Glück nicht mehr. Entsprechende Kombigeräte wie der HP PageWide 377dw MFP sparen Platz und Strom. Sie verbinden einen Scanner/Kopierer mit einem Drucker. Die Faxfunktion würde ich gerne weglassen, aber auch so etwas wird heutzutage noch gebraucht. Auch die Anbindung mit WLAN oder Ethernet sind heute mittlerweile ein Standardfeature, sodass von jedem Gerät im Netzwerk gedruckt werden kann.

Ein solcher Multifunktionsdrucker benötigt nicht soviel Platz auf dem Schreibtisch, wie einzelne Geräte und erspart auch einiges an Kabelsalat. Bei solchen Modellen handelt es sich um Geräte für den semiprofessionellen Einsatz, d. h. es wird flott und günstig gedruckt, auch wenn mal größere Druckaufträge anstehen.

Wer sich in eine möglichst papierlose Welt begeben möchte, sollte auf jeden Fall darauf achten, dass die Scannereinheit Duplexbetrieb unterstützt. Dann kann beidseitig gescannt werden und mit Einzelblatteinzug auch ein ganzer Stapel in einem Rutsch. Ich war sehr froh über diese Funktion, als ich meine alten Dokumente ordnerweise eingescannt habe. Auch mit Einzelblatteinzug und Duplex habe ich dafür etwa einen ganzen Tag gebraucht. Besonders zusammengeklammerte Zettel erschweren die Arbeit.

Der Weg zum “papierlosen Büro”

Im ersten Schritte habe ich ausgemistet. Papier ist geduldig, besonders wenn es in Ordnern lagert. Vieles war veraltet und konnte direkt entsorgt werden. Den Rest habe ich eingescannt. Bis auf wenige Originale, z. B. von Urkunden, Diplom und Jahreslohnsteuerbescheinigungen abgesehen ist der Rest in den Müll gewandert. Somit konnte ich meine Unterlagen auf einen Ordner komprimieren, spare ordentlich Platz. Dank Cloud habe ich die gescannten Daten überall verfügbar und dank Texterkennung sind die Daten auch durchsuchbar. Digital finde ich Dokumente schneller als in jedem Ordner.

Der erste Aufwand ist, je nach Menge der Dokumente recht hoch. Anschließend wird es einfacher. Neue Dokumente werden eingescannt und werden gleich entsorgt.

Was wird noch gedruckt?

Gedruckt werden müssen leider immer noch zahlreiche Dinge. Ich drucke Fahrkarten für längere Zugreisen (ich weiß, das geht auch mit der App), DHL-Versandmarken und natürlich die üblichen Rechnungen und Vertragsdokumente für Kunden. Hier geht leider nicht alles digital und Kunden wollen auch gerne etwas in der Hand haben. Daher bleibt der Besitz eines guten Druckers essenziell.

Fazit

Besonders preislich ist die Kombination aus Drucker und Einzugsscanner interessant. Eigenständige Einzugsscanner sind nicht günstig und einen Drucker braucht auch das papierloseste Büro gelegentlich. Zusätzlich zählt die Zuverlässigkeit, günstiger Druck und die Geschwindigkeit. Hier würde ich stets nicht zum günstigen Einstiegsmodell greifen. Diese Kosten in der Anschaffung zwar wenig Geld, langen aber bei Ersatztoner / Tinte ordentlich zu. Zumal die Patronen hier oft nur für wenige Seiten reichen. Für das ambitionierte Home-Office zu wenig.

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